Consejo de Estado realiza precisiones sobre la diligencia de registro por parte de la DIAN
La Sección Cuarta del Consejo de Estado señaló que el legislador tributario facultó a la Administración para registrar las oficinas o establecimientos de los contribuyentes, responsables o terceros que posean los documentos contables de aquellos, para disponer de los mismos con su retención y aseguramiento, a fin de conservar intacto su contenido y evitar que se maquille, altere, oculte o destruya. Así, el artículo 779-1 de ET incluyó la diligencia de registro en la regulación de los diferentes medios probatorios tributarios, sin más condicionamientos expresos que su decreto mediante acto administrativo motivado, notificado en momento inmediatamente anterior al inicio de la diligencia y no recurrible
Ahora bien, la competencia para ordenar el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de personas naturales, fue otorgada al Administrador de Impuestos y Aduanas Nacionales y al Subdirector de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. De acuerdo con ello, el Decreto 3050 de 1997 asignó la realización de la diligencia de registro a los Directores Seccionales de Impuestos, a los Directores Seccionales Delegados de Impuestos y Aduanas, al Director de Gestión de Fiscalización y al Subdirector de Fiscalización Tributaria. Por su parte y en el contexto de las facultades previstas en el artículo 684 del ET, el artículo 688 ET. dotó de competencia fiscalizadora al Jefe de la Unidad de Fiscalización y lo autorizó para comisionar la realización de todas las actuaciones preparatorias a los actos de su competencia, como adelantar visitas, investigaciones, verificaciones, cruces, requerimientos ordinarios, etc., a los funcionarios de esa unidad. De manera concordante, la Resolución 0014 de 2008, vigente para la época de los hechos, dispuso que la actividad de registro podía ser desarrollada por cualquier funcionario que se hallare dentro de la jurisdicción de la correspondiente Dirección Seccional, siempre que el Director Seccional le otorgare una comisión de servicios.
Ahora bien la Sala señaló que el registro abre un espacio para recolectar todo tipo de pruebas que, en criterio de quien lo realiza, tengan plena relevancia para la investigación fiscal previamente avistada, sin ninguna restricción en cuanto al medio a asegurar, ni al individual criterio de utilidad que asista a la Administración;
de allí que el referido artículo 779-1 de ET lo haya incluido en la regulación de los diferentes medios probatorios tributarios, sin más condicionamientos expresos que su decreto mediante acto administrativo motivado, notificado en momento inmediatamente anterior al inicio de la diligencia y no recurrible. Asimismo, la perspectiva legal del registro advierte en él un claro propósito de conservación documental auténtica, dirigido a mantener intacto el contenido de los documentos recaudados dentro de la diligencia y a evitar que se maquillen, alteren, oculten o destruyan; para que sobre ellos puedan realizarse los estudios detallados y necesarios que posibiliten el debido control de los tributos, su correcta fiscalización y la efectiva y eficiente recaudación de los mismos. Ese fin mediático posiciona al registro como un importante instrumento de fiscalización que coadyuva a la eficacia de los cruces y confrontaciones oficiales con los que pueden detectarse las diferentes irregularidades o inexactitudes en que incurren los contribuyentes y/o declarantes a la hora de determinar la obligación tributaria sustancial.
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