¿Debe expedirse factura o documento equivalente frente a reembolsos de gastos?

¿Debe expedirse factura o documento equivalente frente a reembolsos de gastos?

Este fue uno de los interrogantes analizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- en el marco de una consulta, lo que le permitió a la entidad recordar su doctrina sobre el particular.

Consideraciones de la DIAN

La DIAN recordó en primer lugar que:

“La obligación de emitir factura o documento equivalente opera para las operaciones de venta y prestación servicios, así lo disponen los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario”.

En este mismo sentido se precisa que la obligación de facturar y específicamente la expedición de la factura electrónica de venta es exigible a los sujetos obligados que no cuenten con documento equivalente y recae sobre todas las operaciones de venta o prestación de servicios efectuadas por ellos.

En virtud de lo anterior para la entidad resulta claro que el reembolso de gastos  no causa la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio.

No obstante, se precisa que para que el contratante pueda soportar las deducciones por estos gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados

¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?

Este fue otro de los interrogantes absueltos por la DIAN, quien sobre el particular indicó que

(…) las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho.

DIAN, oficio 989 [906175] de 2022