La SuperSociedades emite instrucciones para las reuniones ordinarias del máximo órgano social, a propósito de la nueva normativa
Con ocasión del Decreto 176 del 23 de febrero de 2021 se determinaron las reglas a tener en cuenta para el desarrollo de las reuniones ordinarias del máximo órgano social que tengan lugar este año. Por tal razón, y en atención a sus funciones y facultades, la Superintendencia de Sociedades emitió una serie de instrucciones sobre el particular a los sujetos supervisados.
Sobre este tema consulte:
Se publica el decreto que reglamenta las reuniones de asambleas y juntas de socios para el año 2021
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicó el Decreto 176 de 2021, “[p]or el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de […]
Frente a las reuniones del ejercicio 2019 que aún no se hayan realizado
El Legislador facultó al Gobierno nacional para determinar el tiempo y la forma de la convocatoria y las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas que se vayan a realizar el 2021, lo que incluye tanto las reuniones ordinarias del ejercicio 2019 que aún no se hayan realizado y las correspondientes al ejercicio 2020.
En uso de dicha facultad, el Gobierno nacional profirió el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, mediante el cual dejó claro que cualquier sociedad que aún no hubiere realizado su reunión ordinaria correspondiente al ejercicio 2019, debe llevarla a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.
Frente a las reuniones del ejercicio 2020 que se deben realizar este año
El Decreto 434 de 2020, precisó la entidad, no tenía el alcance de modificar las fechas para la realización de las reuniones del ejercicio 2020. Por lo tanto, los plazos establecidos en el Código de Comercio para su desarrollo se encuentran vigentes
y ello no fue objeto de modificación por parte del Decreto 176 de 2021.
Así, para el presente año, se han unificado los plazos previstos para la realización de las reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019 con las correspondientes al ejercicio 2020.
La modalidad para el desarrollo de una reunión ordinaria
La escogencia de la modalidad de la reunión supone que la administración de la sociedad haga un juicio sobre su conveniencia a partir de las circunstancias específicas de cada empresa, lo que incluye la necesidad de verificar la existencia de medidas adoptadas por las autoridades nacionales y/o locales que impliquen restricciones a la movilidad, límites de aforo o la necesidad de adoptar medidas de bioseguridad.
En ese sentido, indicó la SuperSociedades, deberá tenerse en cuenta tanto lo dispuesto en los Decretos 418, 420 y 539 de 2020, como cualquier norma proferida por las autoridades nacionales y territoriales en las que se den instrucciones en materia de medidas de bioseguridad y límites de movilidad o aglomeraciones.
Por lo anterior, se debe tener en cuenta que la escogencia de la modalidad de la reunión conlleva unos deberes adicionales frente a la necesidad de cumplir con las normas para el control del riesgo sanitario, a la vez que las normas de derecho societario relacionadas con permitir el ejercicio del derecho de inspección, y cumplir con las reglas estatutarias y legales en materia de convocatoria, quórum y mayorías.
Reglas para reuniones
Frente al ejercicio del derecho de inspección
Como ocurre siempre frente a las reuniones ordinarias, la sociedad debe respetar el ejercicio del derecho de inspección.
[E]n caso que se realice la consulta física de los documentos en la sede social, la sociedad será la encargada de garantizar que dicha consulta se haga bajo el acatamiento de las medidas de bioseguridad en los términos que hayan sido emitidas por las autoridades sanitarias, tales como las recomendaciones relacionadas con el uso de tapabocas y el control sobre el aforo
permitido en espacios cerrados, el lavado frecuente de manos, en especial debido a la necesidad de consultar documentos físicos, y la necesidad de contar con espacios con una adecuada ventilación para la revisión de los documentos.Finalmente, se invita a los administradores de las sociedades supervisadas a tomar las medidas que en su criterio profesional consideren adecuadas para facilitar el ejercicio del derecho de inspección, sin que ello signifique desconocer ciertas medidas básicas de prevención para evitar el contagio y propagación del Coronavirus COVID-19.
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