Recuerde las generalidades del documento soporte de pago de nómina electrónica

Recuerde las generalidades del documento soporte de pago de nómina electrónica

Con ocasión de una consultada elevada a la entidad, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- recordó las generalidades del documento soporte de pago de nómina electrónica

Consideraciones de la DIAN

La DIAN inició recordando qué es el soporte de pago de nómina electrónica y la finalidad perseguida por éste:

El documento soporte de pago de nómina electrónica tiene como finalidad soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA-

A renglón seguido la entidad recordó que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina y NO constituye soporte de ingresos para el trabajador. Lo anterior

toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

A la luz de la Resolución 000013 de 2021, añadió la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica es una consecuencia jurídica que se desprende de la ocurrencia de uno de dos hechos: (i) los pagos; o (ii) abonos en cuenta.

[L]os pagos o abonos en cuenta que se reportan son los relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que están compuestos por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos.

En lo tocante a la periodicidad de la trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, el artículo 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 establece que los “pagos o abonos en cuenta” se reportan de forma mensual así el pago efectivo se realice en un periodo diferente.

Así entonces, concluyó la entidad,

la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse ateniendo al concepto de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado (esto siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero). Lo anterior, teniendo en cuenta el marco legal y reglamentario vigente aplicable, una lectura sistemática de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 y la finalidad misma del documento soporte de pago de nómina electrónica.

DIAN, oficio 08(900657) de 2022