La UGPP reglamenta el trámite interno de PQRS y denuncias, e implementa la Sede Electrónica

Con la expedición de la Resolución 259 de 2021 la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social -UGPP- reglamentó el trámite interno de PQRS y denuncias, e implementó la Sede Electrónica al interior de la entidad.

Modalidades del derecho de petición ejercido ante la entidad

De conformidad con lo señalado en el inciso 2 del artículo 13 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, en ejercicio del derecho de petición se podrán solicitar, entre otras, las siguientes actuaciones:

1. Reconocimiento de un derecho
2. Solicitud de información
3. Solicitud de acceso a la información pública
4. Copia de documentos
5. Denuncias por evasión o inexactitud de aportes al Sistema de la Protección Social
6. Formulación de consultas
7. Quejas por atención
8. Quejas disciplinarias
9. Reclamos
10. Interposición de recursos contra actos administrativos de la UGPP, que no tengan trámite legal especial.

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y denuncias podrán presentarse verbalmente o por escrito, a través de los diferentes canales de atención dispuestos por la UGPP, los cuales garantizarán la comunicación o transferencia de datos.

Requisitos mínimos de las peticiones

Toda petición que se presente ante la UGPP deberá contener, por lo menos:

1. La designación de la dependencia de la UGPP a la cual se dirige.
2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección física o electrónica donde recibirá correspondencia; si el peticionario es una persona natural o jurídica obligado a inscribirse en el registro mercantil, deberá indicar la dirección electrónica, allí informada. Lo anterior sin perjuicio de las peticiones anónimas que deban ser admitidas y tramitadas.
3. El objeto de la petición.
4. Las razones en las que fundamenta su petición.
5. La relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.
6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Términos para resolver peticiones

De conformidad con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá ser resuelta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Estarán sometidas a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si en ese lapso no se ha dado res- puesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta o solicitud de interpretación de las normas relacionadas con el ejercicio de funciones y asuntos de competencia de la UGPP, deberán resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción.
3. Las peticiones de información o de documentos por parte de otra autoridad pública se resolverá en un término no mayor de diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
4. Los anteriores términos no aplican para las solicitudes prestacionales pensionales ante la UGPP.

La respuesta a las peticiones presentadas ante la UGPP deberá notificarse (si contra ella proceden recursos) o comunicarse al peticionario dentro de los términos de ley, atendiendo la calidad en su presentación, con pronunciamientos de fondo, de manera precisa, clara y congruente, acorde con lo solicitado. El término para dar respuesta a las solicitudes radicadas por los peticionarios se empezará a contar desde el día hábil siguiente de la recepción de las mismas por parte de la UGPP. La fecha a tener en cuenta será la establecida en el canal de atención que hubiera tenido el primer contacto con la petición.

Canales de atención

• Virtuales: en el portal web de la UGPP: www.ugpp.gov.co, en el link Sede Electrónica, Escríbanos, Contáctenos, o mediante chal, videollamadas, WhatsApp o los que los modifiquen o sustituyan, los ciudadanos podrán radicar en línea o elevar solicitudes relacionadas con asuntos parafiscales, pensionales , y demás actuaciones administrativas que emita la Unidad en ejercicio de sus atribuciones así como peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y denuncias PQRSFD, disponible en la sección de atención al ciudadano de la página;
• Línea de servicio al cliente: en las líneas de Servicio se puede recibir informa- ción y asesoría en pensiones, parafiscales y consultar el estado de una solicitud con asesores que se encuentran a disposición de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. de lunes a viernes en jornada continua;
• Presencial: en los puntos de atención al ciudadano la Unidad cuenta con personal especializado que brinda asesoría con agilidad y amabilidad pensando en resolver oportunamente las necesidades de los usuarios.

Las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos, felicitaciones y denuncias se atenderán en el mismo horario establecido para la atención al público de la UGPP. Las peticiones enviadas a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos tendrán como fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos.

Sede electrónica 

Se implementa la utilización de la Sede Electrónica en la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), como medio obligatorio para la recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos tales como: interposición de recursos, revocatorias, dentro de las acciones sancionatorias y de determinación y cobro en materia de contribuciones parafiscales al Sistema de la Protección Social, en materia pensional y en general en todos aquellos trámites en donde no sean requeridos documentos originales.

Consulte aquí el documento: