La representación gráfica de la factura electrónica de venta no corresponde a la factura de venta en sí misma, precisa la DIAN

La representación gráfica de la factura electrónica de venta no corresponde a la factura de venta en sí misma, precisa la DIAN

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada por un particular en los siguientes términos:

“¿Acaso el VrDeuda es un valor que no debe aparecer en la factura y/o en la rep (sic) gráfica? ¿Por qué?, ¿Es válido reportar en XML un valor y en la representación gráfica que se le entrega al adquiriente sea otro diferente? Y ¿Cuál es el concepto contable que indica que esa situación es la que se aplica?”

Consideraciones de la DIAN

La DIAN contextualizó la consulta al remitir, en primer lugar, a lo dispuesto en los numerales 8 y 9 del artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020:

ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:

(…)

8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta

(…)

De esta manera, en criterio de la DIAN

cada contribuyente, de acuerdo con su modelo de negocio, es autónomo para codificar y describir los bienes que vende o los servicios que presta, así como para reflejar el valor del servicio que presta y/o de los bienes que enajena, siempre que en todo caso, (i) se cumpla a cabalidad con los requisitos y condiciones establecidos en la Ley, el reglamento y en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta – versión 1.8., y (ii) se refleje la realidad de la operación económica.

Adicionalmente, si en la factura de servicios comunitarios expedida electrónicamente se requiere incluir otros conceptos relacionados con el valor del servicio, se informa que la factura electrónica de venta incluye campos extensibles capaces de incorporar información adicional a la señalada para efectos tributarios, según las necesidades de los obligados a facturar (cfr. artículo 72 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y numerales 17 y siguientes del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta – versión 1.8.).

En lo que respecta a la representación gráfica de la factura, la entidad administrativa destacó lo consagrado en el artículo 29 de la Resolución 000042 de 2020:

(…) PARÁGRAFO 1º. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución.

(…)

La DIAN también destaco que

frente a la representación gráfica de la factura electrónica de venta, es pertinente resaltar que la misma no corresponde a la factura de venta en sí misma, puesto que es la información consignada en el formato XML la que tiene valor legal. Sobre este punto, el numeral 9.2. del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. explica:

“La Representación Gráfica. La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato a .pdf, .docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. (…) La representación gráfica debe incluir el código QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto Tributario”.

Luego entonces,

al ser la representación gráfica “una representación, una imagen de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN”, la información contenida en esta no puede contradecir la consignada en el formato XML.

DIAN, oficio 575 [903701] de 2022